home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr02 / kjonvrs.zip / VRS07.HLP < prev    next >
Text File  |  1990-09-05  |  5KB  |  114 lines
  1.  OVERVIEW
  2.  
  3.    The Travel Log is used to track the number of miles or hours a ve-
  4.    hicle is used by certain people (up to 15), the number of miles it
  5.    is used for business or personal use or for other purposes you may
  6.    think of.  In addition, each entry can be tracked by area or loca-
  7.    tion. Up to 64 2-character location codes (states, counties, prov-
  8.    inces, etc.) can be defined by you.
  9.  
  10.    There are no costs associated with the Travel Log, so if you choose
  11.    not to use it, it will not effect the Cost Per Mile report.
  12.  
  13.  
  14.  ADD
  15.  
  16.    Press the A key to add a record. Enter the date, time and odometer
  17.    (or hours) left, time and odometer arrived, purpose, travel code,
  18.    location code (if used) and comments. The screen will shift to show
  19.    the other fields. Records are indexed (sorted) by the date field.
  20.    You can enter records in any order.
  21.  
  22.    Valid location codes are the letters A-O or a blank (SPACE).  Total
  23.    miles (or hours) will be calculated for you.
  24.  
  25.    NOTE: You can split the entries into 2 or more lines if the trip is
  26.          in more than 1 area or if the date changes when you are trav-
  27.          eling at night. See the Example Vehicle for examples of some
  28.          different log entries.
  29.  
  30.          *  You can press PgDn to add a record when you are at the  *
  31.          *  Loc field even though PgDn does not show on the screen  *
  32.          *  provided the you do not see the cursor.                 *
  33.  
  34.  
  35.  CHANGE
  36.  
  37.    Use this option to make corrections or to add items that were not
  38.    included when the record was added. Position to the field you want
  39.    to change, press Enter and make the change.
  40.  
  41.  
  42.  DELETE
  43.  
  44.    Use this to remove a record. Deleted records will not be included
  45.    in reports. You can not recall (undelete) a record that has been
  46.    deleted. Deleted records are 'hidden' but remain in the file until
  47.    it is reindexed. You should not need to delete records unless you
  48.    added them to the wrong vehicle.
  49.  
  50.  
  51.  REPORTS
  52.  
  53.    Travel Log reports can be created for any time period. You can in-
  54.    clude or exclude comments and also double-space between records
  55.    having different dates.
  56.  
  57.    Any blank or unmatched codes will total in the UNMATCHED category.
  58.    (If you are only using codes A and B and accidentally enter a
  59.    record with a travel code of C through O, then that record will be
  60.    totaled into the UNMATCHED category).
  61.  
  62.    If you are not selecting all codes, then only blank codes will be
  63.    totaled into the UNMATCHED categories. Selecting only certain codes
  64.    is useful mainly in getting a listing of records with just those
  65.    certain codes. For example, if travel code A = Business and travel
  66.    code G = Personal, then you can list just the business trips by se-
  67.    lecting just A.
  68.  
  69.    Location totals will print after travel code totals. If you do not
  70.    want to track by location, then you should blank out all location
  71.    codes (Set Defaults) to suppress printing location totals.
  72.  
  73.    The default values assume that you want to list all entries and all
  74.    Travel Codes for the selected vehicle.  If you want a report that
  75.    shows only Travel Code A, then blank out (enter a Space) all other
  76.    travel codes. The FROM and TO dates default to the first and last
  77.    dates.
  78.  
  79.    NOTE: Ctrl-End takes you to the last entry, Ctrl-Home takes you to
  80.          the first.
  81.  
  82.    Printing to a file will place this report into a file named TRV.TXT
  83.    which will be created in the Program Directory (VRS90). This option
  84.    will allow you to import this report into a word processing or a
  85.    spreadsheet program if those programs support ASCII files.
  86.  
  87.    EXAMPLE: You want to create a report showing all entries for 1989.
  88.             To do this, change FROM to 01/01/1989 & TO to 12/31/1989.
  89.             Press the PgDn key.
  90.  
  91.  
  92.  TOTAL
  93.  
  94.    Pressing the T key gives you an accumulative total for miles (or
  95.    hours).
  96.  
  97.  
  98.  FORM
  99.  
  100.    Press the F key to print a 1 page log form.  You can keep this form
  101.    in your vehicle and then, periodically, transfer the information to
  102.    the Travel Log. Enter any Comments on the bottom of the line.
  103.  
  104.  
  105.  EXPENSE
  106.  
  107.    Press the E key to go to the Travel Expense Log.  You can use this
  108.    area to keep detailed records of travel expenses.  This is useful
  109.    for justifying business tax deductions or for ensuring that you are
  110.    reimbursed for expenses by your employer.
  111.  
  112.   * * * * * * * * * * * * * * * * END * * * * * * * * * * * * * * * *
  113. u are
  114.    reimbursed for expenses by you